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Revolucionando el diseño de productos: cómo redefinimos el proceso de diseño para Grupo SM

Ayudamos a SM a modificar sus procesos de trabajo a través de la metodología de Google

En TeaCup Lab, hemos estado utilizando la metodología Design Sprint en los proyectos de nuestros clientes durante varios años.

Aunque esta metodología se aplica comúnmente de manera estandarizada para diversos propósitos, en nuestro enfoque la adaptamos a las necesidades específicas de cada cliente. Un ejemplo reciente de esto es el proyecto que llevamos a cabo con la editorial SM, donde implementamos la metodología en el proceso de diseño de sus libros de texto.

Este proyecto, además, es un buen ejemplo de que, para aplicar la metodología de manera efectiva y asegurarse de que tenga un impacto real, es fundamental comprender a fondo el contexto de cada empresa.

Objetivo del proyecto

SM es una entidad educativa especializada en material educativo escolar y literatura infantil y juvenil, con una sólida presencia tanto en España como en Latinoamérica. A principios de 2020, se acercaron a nosotros en busca de ayuda para implementar la metodología Design Sprint y agilizar el proceso de diseño de sus libros de texto, así como para resolver algunas fricciones que habían identificado en los últimos años.

Además de facilitar una serie de sprints, el proyecto incluyó una fase de capacitación para que su equipo pudiera llevar a cabo sprints de manera autónoma.

La creación y edición de un libro de texto es una tarea compleja que requiere la colaboración de muchas personas a lo largo de diversas etapas, y en la que se deben tener en cuenta numerosos aspectos, no solo pedagógicos, sino también legales, comerciales y técnicos. Por lo tanto, entendimos que para ayudar a SM a alcanzar sus objetivos, no podíamos limitarnos a realizar una serie de Design Sprints sin considerar el panorama general.

En cambio, era importante asegurarnos de que esta actividad cumpliera con ciertos requisitos:

  • Se aplicara en los momentos adecuados del proceso.
  • Pudiera funcionar con los recursos disponibles en cada etapa.
  • Generara resultados que el equipo de SM pudiera y quisiera utilizar.

Antes de iniciar el proyecto, tuvimos la responsabilidad de plantearnos una pregunta fundamental: ¿Es el Design Sprint la solución ideal para las necesidades de SM? ¿O tal vez nuestro cliente requería algo diferente?

Partimos de la premisa de que los Design Sprints no son un producto universal que se pueda aplicar de la misma manera en todas las situaciones y para cualquier propósito.

Por el contrario, consideramos que es una de las numerosas herramientas a disposición de una organización para impulsar sus procesos, pero no la única. Por lo tanto, comprender adecuadamente el contexto fue el primer paso esencial para ayudar a SM a abordar su desafío.

El proceso

1. Comprender el problema
El proceso de trabajo que seguimos comenzó con la comprensión del problema. Abordamos el proyecto en etapas, comenzando con una sesión remota de dos días con los interesados, con dos objetivos muy claros:

  1. Comprender el flujo de trabajo de SM y crear un mapa de todo el proceso editorial, incluyendo a sus participantes clave.
    Luego, pedimos a los participantes que compartieran su perspectiva sobre los desafíos y limitaciones del proceso. Una vez que se priorizaron los problemas, los incluimos en la fase correspondiente del mapa para entender en qué momentos clave debíamos intervenir. Pronto nos dimos cuenta de que la toma de decisiones lenta era uno de los obstáculos principales, aunque no el único.

  2. El segundo día seguimos un proceso similar para abordar el mismo Design Sprint. Después de explicar los detalles de la metodología al equipo, les pedimos que compartieran sus opiniones sobre las oportunidades y desafíos que identificaban.
    Al combinar el trabajo de ambos días, conseguimos entender y determinar de manera conjunta en qué fase del proceso debíamos intervenir y qué problemas específicos podríamos resolver mediante la implementación del Design Sprint.

2. Diseñar un nuevo proceso.

Una vez que comprendimos el contexto, estábamos listos para comenzar a trabajar. En resumen, llegamos a la conclusión de que el Design Sprint podría ser una solución efectiva, aunque no debíamos utilizarlo tal cual; debíamos adaptarlo a los diferentes casos de uso que pudieran presentarse para que realmente fuera útil.

Por lo tanto, creamos versiones personalizadas del Design Sprint para distintos objetivos y momentos del proceso. Aunque todas las fases de un Design Sprint clásico se mantenían, las actividades dentro de cada una de ellas variaban según la temática de cada sprint (desde diseñar la página de un libro hasta organizar las actividades para los estudiantes).

Siendo una empresa centrada principalmente en la investigación con usuarios, comprendemos la importancia de integrar la investigación a fondo en los Design Sprints, para asegurarnos de que las ideas generadas durante el taller se basen en necesidades reales de nuestros usuarios y puedan ser atendidas de manera eficaz.

Por esta razón, uno de los aspectos más destacados del enfoque que diseñamos para SM fue la creación de un nuevo proceso específico para la validación de las ideas generadas durante el Design Sprint.

Con ello, buscamos crear un método que no solo pudiera ser aplicado con poco esfuerzo por un equipo sin experiencia en investigación, sino que también les ayudara a convertir cada hallazgo en acciones concretas aplicables al concepto evaluado.

3. Aplicar el proceso a los proyectos y formar a los futuros sprint masters.

Realizamos un taller con los futuros Sprint Masters de la compañía, en el que les presentamos la metodología del Design Sprint y cómo la habíamos adaptado para satisfacer las necesidades específicas de la editorial.

Además, les proporcionamos herramientas prácticas para llevar a cabo las sesiones de manera efectiva, liderar al grupo y seleccionar las actividades más apropiadas para abordar cualquier nuevo desafío que pudieran enfrentar en el futuro.

4. Seguimiento

Por último, como parte esencial de la formación, proporcionamos un período de seguimiento en el cual los nuevos Sprint Masters de SM pudieron contar con nuestro apoyo para cualquier pregunta o consulta relacionada con los Sprints que llevaron a cabo de manera independiente. De esta manera, garantizamos que pudieran aplicar adecuadamente los conocimientos adquiridos y aprovechar al máximo su capacidad en la ejecución de futuros proyectos.

Conclusión

Para lograr una verdadera innovación, es esencial abordar primero los procesos de trabajo.

Si nos hubiéramos limitado a explicar a SM cómo llevar a cabo un Design Sprint, es probable que no hubiéramos tenido éxito en nuestro intento de generar un cambio significativo.

Es importante destacar que el Design Sprint no es una solución universal que se ajuste a cualquier problema o contexto. Aunque es posible aplicar la metodología en cualquier situación, si deseamos que tenga un impacto real más allá de los 4 días del taller, es necesario llevar a cabo un enfoque más completo.

Lo que comenzó como una formación sencilla evolucionó hacia un proyecto más ambicioso en el que utilizamos la metodología para estudiar y transformar parte de los procesos de trabajo de una empresa editorial en colaboración con su equipo.

El feedback que hemos recibido durante los primeros meses de seguimiento del proyecto es muy positivo: el equipo de SM ha logrado acelerar significativamente la toma de decisiones y ha involucrado a miembros de diversas áreas de la compañía en las fases más creativas del proceso, lo que ha permitido generar un verdadero impacto en la organización

Cliente:
Técnicas:
Design Sprint
Mercado:
España
Año:
2020
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